Trg od podjetij zahteva digitalno transformacijo, kar za marsikatero podjetje ni lahko. Za uspešno digitalno transformacijo ni pomembna le ustrezna tehnologija, temveč tudi zavzetost zaposlenih in sodelovanje vseh deležnikov. Kot pravita Tjaša Poljšak, direktorica področja prodaje in trženja, in David Habot, pomočnik direktorice za strateški razvoj, iz podjetja Mikrocop, je najslabši vmesni, prehodni model, kjer podjetje delno že posluje digitalno, delno pa še papirno. Tak model poslovanja, pravita, ni vzdržen ne s poslovnega ne z okoljskega vidika.
Pri digitalizaciji poslovanja ter vzpostavitvi skladne dolgoročne elektronske hrambe dokumentov ponujate certificirano rešitev InDoc EDGE. Za kakšno rešitev gre? Kakšne informacijske rešitve so v trendu?
InDoc EDGE je platforma za upravljanje informacij. Združuje zajem informacij, upravljanje dokumentov in poslovnih procesov z e-podpisovanjem in certificirano dolgoročno e-hrambo. Ključni trendi, ki omogočajo večjo učinkovitost poslovanja, so po našem mnenju povezljivost, robotizacija izvajanja procesnih opravil in umetna inteligenca, ki pomaga pri zajemu informacij in optimizaciji procesov. Drobljenje aplikacij in sistemov ne prispeva k učinkovitem delu, fragmentacija informacijskega sistema pa omejuje potencial upravljanja informacij. Zato povezljivost ocenjujemo kot enega od pogojev za uspešno digitalizacijo poslovanja. Uporabo orodij za robotizacijo izvajanja procesnih opravil (RPA) pa razumemo kot način za dodatno povečanje učinkovitosti, saj nam omogočajo, da rutinska, ponavljajoča se opravila ustrezno avtomatiziramo, s tem pa zaposlenim omogočimo, da se posvetijo opravilom, ki dodajajo vrednost. Potencial umetne inteligence v svetu upravljanja informacij je predvsem pri zajemu podatkov in informacij iz slabše strukturiranih ali povsem nestrukturiranih dokumentov, kot so na primer poljubni dopisi, ponudbe, izjave, članki ali ročni zapiski. Gotovo pa se velik potencial skriva tudi na področju optimizacije poslovnih procesov, kjer nam bo umetna pamet iz zgodovinskih podatkov pomagala razbrati očem skrite vzorce in priložnosti za izboljšave.
Koliko se organizacije lotevajo digitalizacije poslovanja in s kakšnimi nameni? Kje so ključni izzivi?
Digitalno zrela podjetja izkoriščajo digitalizacijo poslovanja kot orodje za rast in povečanje prihodkov, ostala pa tvegajo, da jih bo konkurenca prehitela in pustila za sabo. Digitalizacija poslovanja namreč omogoča, da podjetja uporabijo tehnologijo za bistveno izboljšanje svoje uspešnosti z uvajanjem novih poslovnih modelov, kar imenujemo tudi digitalna transformacija. Stopnja digitalne zrelosti je višja v tistih podjetjih, kjer digitalna preobrazba temelji na poslovni iniciativi in je pravzaprav poslovna, ne pa zgolj tehnološka preobrazba. Tehnologija je pomemben, a ne tudi glavni pogoj za uspešno digitalizacijo poslovanja. Za to morajo podjetja učinkovito preplesti organizacijsko kulturo, način dela, razpoložljive tehnologije in zavzetost zaposlenih. Prav ta je tista, ki na koncu podpre ali zavre izvajanje strategije digitalizacije poslovanja in uvajanje sprememb. Ključnega pomena pri tem je sodelovanja vseh deležnikov – vodstva, zaposlenih, strank in poslovnih partnerjev, zato je pomembno, da se v podjetjih uvajanja sprememb lotijo načrtno.
Pomembno mesto pri digitalizaciji ima varnost digitaliziranih podatkov. S kakšnimi tehnologijami, rešitvami zagotavljate varstvo podatkov?
Informacijska varnost je v digitalizirani dobi še kako pereča tema. Ker 100-odstotna varnost v praksi ne obstaja, morajo v podjetjih vedeti, kateri podatki so še posebej dragoceni, in se vedno znova vprašati, ali so naredili dovolj za to, da so ti podatki čim bolj varni. Pri tem je ključnega pomena, da svoje zaposlene redno izobražujejo o varnosti ter jim na konkretnih primerih pokažejo, kako se odzvati na različne poskuse kraje podatkov. V podjetju Mikrocop vzdržujemo visoko raven informacijske in fizične varnosti ter ravnamo skladno s sistemom vodenja varovanja informacij ISO/IEC 27001. Uporabo orodij za zaznavo groženj in preprečevanje varnostnih incidentov dopolnjujemo s skrbjo za kontinuirano posodabljanje uporabljene sistemske in druge programske opreme ter s preventivnim izvajanjem neodvisnih varnostnih preverjanj.
Digitalizacija pomeni tudi zmanjšan vpliv na okolje. Pa vendar so tudi podatkovni centri veliki porabniki energije. Kakšno pozornost pri digitalnem poslovanju posvečate učinkoviti rabi energije, obnovljivim virom energije?
Četudi digitalno poslovanje danes še ni ogljično nevtralen proces, pa ima za to vsekakor velik potencial. Poleg postopnega opuščanja papirja v poslovanju in s tem povezane porabe energije se s spreminjanjem strukture virov energije v prid obnovljivim virom in hkratnem povečevanju energetske učinkovitosti podatkovnih centrov temu cilju hitro približujemo. Kot opažamo tudi sami, je zares najslabši vmesni, prehodni model, kjer podjetje delno že posluje digitalno, delno pa še papirno. Tako podjetje v praksi ohranja neučinkovitost papirnega poslovanja, obenem pa siceršnjim vplivom na okolje dodaja še obremenitve, ki so posledica digitalizacije. Tak model poslovanja tako ni vzdržen ne s poslovnega ne z okoljskega vidika.
Pravite, da digitalizacijo povezujemo z napredkom tehnologij, ki rešujejo realne probleme, med katerimi je tudi vidik trajnostnosti. Kako lahko organizacija z digitalizacijo poslovanja poveča svojo trajnostno odgovornost? Kako bi lahko v Sloveniji še bolj pospešili brezpapirno poslovanje?
Evropska komisija je po indeksu digitalnega gospodarstva in družbe (DESI) Slovenijo v letu 2019 uvrstila na 16. mesto med 28 državami članicami EU, kar je za eno mesto slabše kot v letu 2018. Čeprav se je skupna ocena Slovenije izboljšala zaradi večje uspešnosti pri nekaterih razsežnostih, ki jih meri DESI, pa nas povečanje zaostanka za EU povprečjem navkljub boljši skupni oceni lahko skrbi. To pomeni, da države EU relativno hitreje napredujejo od nas. Če želimo pospešiti digitalizacijo poslovanja in družbe, moramo močneje podpreti uporabo digitalnih orodij in storitev v zasebnem in javnem sektorju, razvoj digitalnih in mehkih veščin tako v celotnem izobraževalnem sistemu kot v vseživljenjskem izobraževanju in prekvalifikaciji zaposlenih ter inovacije, razvoj podjetništva in dodatno olajšanje digitalnega poslovanja. Digitalizacija kot gonilna sila rasti vnaša številne spremembe v vsakodnevno delo. Podjetja zato danes od zaposlenih pričakujejo nova digitalna znanja in veščine, vedno več osebne angažiranosti, inovativnosti, prilagodljivosti, pa tudi prevzemanja odgovornosti.
